نرمافزار مدیریت خرید
یکی از مشکلات عمده سازمانها، مدیریت مسائل مختلفی است که در ارتباط با تأمین و خرید مطرح میشود. به تناسب کسبوکار در شرکتهای بازرگانی یا واحدهای تولیدی و نیز استراتژیها و سیاستهای کلی، نیازمندیهایی مانند چگونگی تأمین کالا، مدیریت تأمینکنندگان، برنامهریزی تأمین، شرایط پرداخت و … مطرح میشود. شرکتهایی که به دنبال راهحلی ساده برای مدیریت فرآیند خرید و به واسطه آن پاسخگویی به موقع به تقاضای مشتریان هستند، میتوانند از ویژگیهای منعطف نرمافزار مدیریت خرید مبنا بهره گیرند. این نرمافزار از طریق ثبت فرآیند ورود و خروج کالا و صدور اسناد، قابلیت رهگیری کالا را فراهم کرده و امکان گزارشگیری در هر مرحله از فرآیند خرید را برای بخش تأمین کالا فراهم میکند. یکپارچگی این زیرسیستم با سایر زیرسیستمهای زنجیره تأمین (زیرسیستم انبار و زیرسیستم فروش) و همچنین با سیستم حسابداری، مزیتی است که به شما کمک میکند تا فرآیندهای زنجیره تأمین خود را بصورتی اثربخش و کارآمد مدیریت کنید.
امکانات نرمافزار مدیریت خرید مبنا
پوششدهی عملیات برنامهریزی خرید و تأمین اقلام
پس از شناسایی نیازهای سازمان، محصولات و خدمات مورد نیاز به واحد خرید ارجاع داده میشود. این خریدها در سیستم حسابداری ثبت و مشخص خواهد شد که چه مقدار از هر یک از اقلام را در چه زمانی و از چه تأمینکنندهای باید خریداری کرد و به چه روشی تحویل گرفت. نرمافزار مدیریت خرید مبنا از طریق ارتباط یکپارچه سیستمی با بخش حسابداری مالی، درخواستهای تأمین کالا را دریافت و اولویتبندی کرده و به تناسب الزامات این اقلام، درخواست خرید آنها را با ارائه امکانات زیر، مدیریت مینماید:
♦ امکان ثبت سفارش و استعلام خرید
♦ امکان تعریف فرآیند برای رویههای خرید
♦ امکان ردیابی عملیات خرید
♦ قابلیت ثبت پیش فاکتور یا قرارداد خرید
♦ امکان ثبت فاکتور یا برگشت از فاکتور خرید
♦ امکان ثبت برگ یا رسید تحویل کالا
♦ امکان ثبت برگشت از برگ تحویل کالا
♦ قابلیت ثبت اعلامیه بدهکار و بستانکار
مدیریت تأمینکنندگان و ارتباط با واحدهای بازرگانی
با استفاده از زیرسیستم مدیریت خرید مبنا میتوان تأمینکنندگان و واحدهای بازرگانی جدید را تعریف، گروهبندی و مدیریت کرد. در مرحله بعد، تأمینکنندگان بر اساس پارامترهای متعدد ارزیابی میشوند. سپس با توجه به شرایط تحویل و پرداخت هر یک از آنها، مقایسه، امتیازدهی و بهترین تأمینکننده انتخاب خواهد شد. بدین ترتیب این نرمافزار در هزینههای خرید صرفهجوئی قابل توجهی نموده و سطح مطلوبی از اقلام خرید را برای پاسخگویی به تقاضای مشتری تضمین میکند.
گزارشگیری جامع بخش خرید
در اختیار داشتن طیف گستردهای از گزارشهای خرید به مدیریت یکپارچه و بهینه زنجیره تأمین و خرید کمک میکند. زیرسیستم مدیریت خرید مبنا با ارائه قابلیتهای زیر، امکان اعمال فیلترهای مختلف و ایجاد انواع گزارشها را متناسب با نیازمندیهای شما فراهم میکند:
♦ ارائه گزارشات تأمین کنندگان و بخشهای بازرگانی
♦ ارائه گزارشات دورهای خرید (روزانه، ماهیانه، فصلی، …)
♦ ارائه گزارشات بررسی وضعیت درخواست خرید
♦ گزارشگیری مقایسهای قیمت، اعتبار و خرید
♦ ارائه گزارشات تکمیلی خرید
♦ ارائه گزارشات پیگیری از تمامی فرآیندهای خرید
مدیریت اسناد خرید
استفاده از نرمافزار مدیریت خرید مبنا این امکان را فراهم میسازد تا کلیه اسناد مربوط به فرآیند خرید مانند اسناد سفارشات و قراردادهای خرید، استعلام و تأمین کالا، انواع فاکتورها و پیش فاکتورها، اسناد تحویل و برگشت کالا و همچنین اسناد حسابداری را به آسانی مدیریت نمود و همچنین عوامل خرید اعم از هزینه حمل، تخفیف، عوارض و غیره را بر روی تک تک کالاها و خدمات تسهیم کرد. بدین ترتیب این زیرسیستم با ارائه قابلیت صدور اتوماتیک اسناد خرید و حسابداری موجب حذف بخش عمدهای از عملیات دستی خرید میشود.