سرعت و دقت مکاتبات سازمانی در سیستم گردش نامه‌ها از دغدغه‌های مدیران است. عدم استفاده از اتوماسیون اداری، موجب دشواری مدیریت فرآیندها و افزایش کاغذ بازی خواهد شد. همچنین افزایش نیروی انسانی و در نتیجه افزایش هزینه‌ها، از پیامد‌های عدم بکارگیری سیستم اتوماسیون است. ارائه یک بسته جامع که قدرت ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات اداری درون‌سازمانی و برون سازمانی را داشته باشد راه‌ حل مشکل خواهد بود. اتوماسیون اداری یک راهکار قدرتمند و یکپارچه در جهت سرعت‌بخشی به مدیریت مکاتبات، گردش کارها، فرم‌ها و مستندات در سازمان‌ها و شرکت‌ها است. این نرم‌افزار با ارائه راه‌ حل‌هایی برای پاسخگویی به نیازهای کسب‌وکار، پیچیدگی‌ها را تا حد ممکن ساده می‌کند و سرعت انجام فعالیت‌های روزانه را بالا می‌برد. به این ترتیب می‌توان با تعریف دبیرخانه‌های مورد نظر، به راحتی مدیریت مکاتبات را بصورت داخلی و بین ‌سازمانی سازمان‌دهی، با بهره‌گیری از تقویم شخصی وظایف را مدیریت و از امکانات ارتباطی برای تسهیل ارتباطات سازمانی استفاده نمود.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری مبنا با ارائه یک کارتابل تحت وب ساده و حرفه‌ای، دستیار الکترونیکی مدیران و پرسنل سازمان بوده و می‌تواند فعالیت‌های سازمانی را خودکارسازی کرده و مدیریت و هماهنگ‌سازی فرآیندها را بهبود ببخشد. همچنین می‌توان گردش مکاتبات درون و برون‌سازمانی را بدون محدودیت زمانی و مکانی با سرعت بالا مدیریت کرده و به کمک اتوماسیون تحت وب مبنا باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری در سازمان شد.