نرم‌افزار مدیریت اسناد
کمبود فضای فیزیکی جهت بایگانی حجم انبوه اسناد، مدارک و پرونده‌ها و همچنین نحوه نگه‌داری یا انتقال این اسناد، یکی از چالش‌های بزرگ در سازمان‌ها و ادارات است. چاپ و بایگانی فایل‌های مبتنی بر کاغذ بصورت دستی و با روش‌های ناکارآمد سنتی، زمان‌بر و هزینه‌بر بوده و بازیابی آن‌ها نیز دشوار است. در عین حال، مدیریت، اشتراک‌گذاری و بایگانی فایل‌های دیجیتال بدون سیستم مرکزی سخت است. راهکار مناسب، استفاده از نرم‌افزار مدیریت و آرشیو اسناد (DMS) جهت جلوگیری از تولید چندباره سندها بصورت کاغذی، مصرف بی‌رویه کاغذ، از بین رفتن اسناد حیاتی و ارزشمند سازمان‌ها، استهلاک و تخریب اسناد و در نهایت کاهش هزینه‌های سازمان می‌باشد. این نرم‌افزار با ارائه امکاناتی همچون تعریف سطوح مختلف دسترسی به آرشیو و بایگانی اسناد، مشاهده گردش اسناد و قابلیت ارجاع اسناد دسته‌بندی شده موجب کاهش هزینه‌های ناشی از اشغال فضا در سازمان خواهد شد.
نرم‌افزار مدیریت اسناد مبنا برای سازمان‌دهی، ایمن‌سازی، دیجیتالی کردن، ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری، ردیابی و مدیریت فایل‌ها یا اسناد طراحی شده و مزایایی مانند امنیت اسناد، کنترل دسترسی، ذخیره‌سازی متمرکز، کنترل‌های دوره‌ای و جست‌وجو و بازیابی را ارائه می‌کند.
امکانات نرم‌افزار مدیریت اسناد مبنا
تعریف ساختار و محتوای اطلاعاتی
نرم‌افزار مدیریت اسناد مبنا با ارائه ویژگی‌های زیر، امکان مدیریت انواع اسناد سازمانی با ساختار و محتوای اطلاعاتی قابل تعریف را در اختیار کاربران و سازمان‌ها قرار می‌دهد:
♦ امکان تعريف انواع فيلدهای اطلاعاتي (Meta Data) بر روی اسناد
♦ امکان تعریف فيلدهای اجباری و يا غير تكراری برای جلوگيری از اشتباه و دوباره‌کاری در ورود اطلاعات
♦ امکان ایجاد انواع دسته‌بندی اسناد بر اساس فیلدهای اطلاعاتی
♦ امکان تعریف انواع پرونده‌های سازمانی از جمله اسناد مالی، اداری، فنی، بازرگانی و پرسنلی
♦ امکان شماره‌گذاری اسناد سازمانی با قابلیت تعیین الگوی شماره‌گذاری
♦ امکان ورود اطلاعات و ذخیره انواع سند در هر یک از پرونده‌های تعریف شده سازمان
♦ امکان تعریف ساختار محتوا و فایل‌های داخلی در بخش‌های مختلف سند
♦ امکان پیوست انواع فرمت‌های فایل در پرونده‌ها
تعریف سطوح و الگوهای دسترسی
نرم‌افزار مدیریت اسناد مبنا با ارائه قابلیت‌های زیر، امکان تعریف و مدیریت دسترسی کاربران به هر یک از گروه‌های اسناد را فراهم ساخته و بدین طریق امنیت اطلاعات اسناد بایگانی شده را افزایش می‌دهد:
♦ امکان تعريف انواع الگوهای دسترسی به اسناد توسط كاربران
♦ امکان مدیریت دسترسی همزمان به اسناد
♦ امکان تعيين انواع سطوح محرمانگی كاربران برای دسترسی به پرونده‌ها
♦ امکان تعيين دسترسی كاربران به اسناد بر اساس سمت افراد، نوع و محتوای سند
مدیریت و نگه‌داری انواع اسناد سازمانی
نرم‌افزار مدیریت اسناد مبنا اساس مدیریت و نگه‌داری اطلاعات و تشکیل پایگاه دانش را برای سازمان‌ها فراهم آورده است، بگونه‌ای که با ارائه امکانات زیر، می‌تواند اطلاعات ارزشمند سازمان‌ها را بصورتی حفاظت شده و امن ذخیره‌سازی و طبقه‌بندی و برحسب اصول سازمانی بصورتی مناسب بازیابی نموده و در اختیار افراد ذیصلاح قرار دهد:
♦ امکان طبقه‌بندی و بخش‌بندی محتوای اسناد
♦ امکان نگه‌داری انواع اسناد بدون محدودیت حجم و نوع فایل
♦ امکان نگه‌داری محتوای اسناد بصورت فایل‌های مستقل و یا داخل پایگاه داده
♦ امکان نگه‌داری نسخه‌های مختلف از اسناد به تعداد دلخواه
♦ امکان رمزنگاری محتوای اسناد
♦ امکان جست‌وجو اسناد بر اساس فیلدهای اطلاعاتی بر روی سند و محتوای سند
♦ امکان تعیین تاریخ اعتبار بر روی اسناد و اطلاع‌رسانی خودکار با توجه به آن
♦ امکان ثبت تعداد مراجعات و رویدادهای انجام شده روی اسناد
♦ امکان بایگانی کلیه اسناد مربوط به زیرسیستم‌های دیگر از قبیل اسناد مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت قراردادها و حسابداری
♦ امکان تعيين وضعيت اسناد
♦ امکان بازیابی اسناد و بازگرداندن نسخه جاری به نسخه مورد نظر در تاریخچه
♦ قابلیت انتقال و اسكن اسناد هر پرونده بصورت تكی و يا گروهی
♦ امکان گردش اسناد و تکمیل اطلاعات در آن‌ها
قابلیت یکپارچگی
نرم‌افزار مدیریت اسناد مبنا، بصورت مستقل از نرم‌افزارهای دیگر پیاده‌سازی شده است و می‌تواند با استفاده از وب سرویس یا ارائه API به انواع نرم‌افزارهای دیگر تحت وب یا ویندوز سازمان متصل شده و به‌عنوان مرکز نگه‌داری اسناد در ساختار ERP، کلیه اسناد سازمانی مرتبط با نرم‌افزارهای مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت قراردادها، مدیریت مالی و حسابداری، اموال و دارایی‌های ثابت و اتوماسیون اداری مبنا را طبقه‌بندی و نگه‌داری نماید. این اتصال، یکدست بودن و انسجام و یکپارچگی نرم‌افزارها را در سطح سازمان به ارمغان می‌آورد.
گزارش‌گیری جامع آماری و مروری آرشیو
با ارائه قابلیت‌های زیر توسط نرم‌افزار مدیریت اسناد مبنا، امکان جست‌وجو، مرور آرشیو و ارائه انواع گزارش های کنترلی، مدیریتی و آماری فراهم شده است و می‌توان بصورت دائمی از طریق نرم‌افزار مدیریت اسناد از این گزارشات استفاده نمود:
♦ امکان تهیه گزارش از حجم، تعداد و وضعیت اسناد تعریف شده بر اساس بازه زمانی و کاربر ایجاد کننده
♦ امکان تهیه گزارش از عملیات انجام شده بر روی اسناد در بازه تاریخی مورد نظر
♦ امکان تهیه گزارش از فیلدهای اطلاعاتی ثبت شده بر روی اسناد
♦ امکان تهیه انواع گزارش‌های لیستی/آماری با محتوا و ساختار دلخواه
♦ امکان مرور تمامی آرشیوهای انجام شده در نرم‌افزار مدیریت اسناد و امکان فیلترگذاری نمایش آرشیوها بر اساس نوع سند
